كتابة رسالة عمل بالانجليزية: ماذا تحتاج الرسالة القصيرة؟
الرسالة الجيدة في العمل قصيرة وواضحة ومهذبة. يجب أن يفهم القارئ في ثوانٍ: لمن تكتب، ولماذا تكتب، وماذا تريد منه. قالب الأسطر الخمسة يعطيك هذا الشكل بسهولة. تستطيع استخدامه لطلب أو لتحديث أو لموعد، وهو يصلح للبريد الإلكتروني ولرسائل الدردشة.
لا تحتاج إلى كلمات صعبة. الجمل البسيطة أفضل في العمل لأنها سهلة القراءة وسهلة الرد. في هذا المقال ستجد القالب، وثلاث رسائل كاملة، وأخطاء يقع فيها كثير من الناطقين بالعربية، وقائمة مراجعة قبل الإرسال.
القالب: خمسة أسطر لكل رسالة
- التحية: Hi Sara,
- الغرض: لماذا تكتب؟
- التفصيل: المعلومة المهمة الوحيدة (ماذا أو متى أو أين).
- المطلوب: ماذا تريد من القارئ، بأدب.
- الإغلاق: شكر ثم اسمك.
لكل سطر وظيفة واحدة. إذا حمل السطر وظيفتين صارت الرسالة طويلة ومربكة. هذا هو القالب بفراغات:
Hi ___,
I’m writing about ___.
The ___ is on ___ at ___.
Could you please ___?
Thanks, ___
شرح كل سطر
السطر الأول: التحية
استخدم الاسم الأول إذا كنت تعرف الشخص: Hi Omar, أو Hello Ms Clark, مع شخص رسمي. إذا لم تعرف الاسم فاكتب Hello, فقط. كلمة Hi مقبولة في الإنجليزية البريطانية والأمريكية في أغلب أماكن العمل اليوم.
السطر الثاني: الغرض
قل السبب مباشرة: I’m writing to ask about the schedule. أو I’m writing to update you on the report. بعد to نضع الفعل، وبعد about نضع اسماً.
السطر الثالث: التفصيل
اكتب معلومة واحدة واضحة: The meeting is on Tuesday at 10:00. لاحظ on مع اليوم وat مع الساعة.
السطر الرابع: المطلوب
استخدم Could you please send me the file? أو Can you confirm the time? هذه الصيغة مهذبة وطبيعية. وإذا لم تطلب شيئاً فاكتب جملة مثل No action is needed.
السطر الخامس: الإغلاق
اكتب Thanks, Layla أو Thank you for your help. ثم اسمك. في الرسائل الأكثر رسمية يمكن Kind regards, وهي شائعة في بريطانيا، أما Best, فمألوفة في أمريكا.
مثال أول: رسالة طلب
Hi Sara,
I’m writing about the sales report.
I need the final numbers by Thursday.
Could you please send them to me?
Thanks, Omar
الرسالة تقول الموضوع (التقرير)، والمعلومة (الخميس)، والطلب (الإرسال). لا توجد جملة زائدة.
مثال ثانٍ: رسالة تحديث
Hi Mark,
I’m writing to update you on the new website.
The design is ready, but the text is not finished yet.
No action is needed from you today.
Best, Nora
في التحديث نقول ما انتهى وما لم ينته. لاحظ not finished yet: كلمة yet تأتي في النهاية مع النفي.
مثال ثالث: رسالة موعد
Hello Mr Hassan,
I’m writing to arrange a short meeting.
Are you free on Monday at 2:00 or on Tuesday at 11:00?
Please let me know which time is better for you.
Thank you, Huda
اقترح وقتين فقط؛ هذا يسهّل على القارئ الرد بسرعة.
أخطاء شائعة عند الناطقين بالعربية
| خطأ | الصحيح | السبب |
|---|---|---|
| Could you please send me the file? | الترجمة الحرفية تبدو فجّة؛ استخدم Could you. | |
| The meeting is on Monday. | مع الأيام نستخدم on. | |
| Let’s discuss the budget. | discuss لا يحتاج about. | |
| I look forward to your reply. أو I am waiting for your reply. | الفعل wait يحتاج for. | |
| Please confirm the time. | بعد please يأتي الفعل مباشرة. |
النبرة: مهذب لكن مختصر
في الإنجليزية، الرسالة المباشرة ليست وقحة إذا استخدمت please وthanks. لا تحتاج إلى مقدمات طويلة مثل الدعاء أو الثناء الكثير. جملة مثل I hope you are well. مقبولة لكنها اختيارية، وإذا أضفتها فلا تحسبها من الأسطر الخمسة.
تجنب العبارات القديمة الثقيلة مثل Dear Sir, I am hereby writing to inform your honor. استخدم جملاً قصيرة وأفعالاً واضحة. وإذا كانت الرسالة عاجلة فاكتب في السطر الثالث الوقت بوضوح، مثل I need it by 3:00 today.
راجع الرسالة قبل الإرسال
- هل في الرسالة طلب واحد واضح؟
- هل ذكرت اليوم والساعة بالحرف الصحيح (on وat)؟
- هل استخدمت Could you please بدل ترجمة حرفية؟
- هل كتبت اسمك في النهاية؟
اقرأ الرسالة بصوت عالٍ. إذا احتجت إلى نفَس في منتصف الجملة فقصّرها. بعد أن تتدرب على القالب عدة مرات ستكتب رسائلك بسرعة وبثقة أكبر.