بداية إيميل رسمي بالإنجليزي: جدول يختار لك التحية والختام

بداية إيميل رسمي بالإنجليزي: الجواب السريع

في بريد العمل البسيط تحتاج ثلاثة أشياء: تحية في أول الرسالة، وجملة تشرح سبب الكتابة، وخاتمة قصيرة مع توقيع. اختر الدرجة حسب علاقتك بالشخص: رسمية، أو عادية، أو ودّية. مثلاً: Dear Ms Clark, لشخص لا تعرفه جيداً، وHi Sara, لزميلة تعرفها.

ثلاث درجات للّغة: رسمية وعادية وودّية

الإنجليزية في العمل لا تحتاج دائماً إلى لغة ثقيلة. كثير من الناس يظنون أن كل إيميل يجب أن يبدأ بـ Dear Sir، لكن هذا غير صحيح. السؤال الأهم: كم تعرف الشخص؟ وما طبيعة الرسالة؟

• رسمية: مع شخص لا تعرفه، أو مدير كبير، أو جهة جديدة. تبدأ بـ Dear Mr Brown,.
• عادية: مع زميل أو عميل تتعامل معه باستمرار. تبدأ بـ Hello Tom,.
• ودّية: مع زميل قريب أو في محادثة بريد طويلة. تبدأ بـ Hi Tom,.

إذا كنت غير متأكد، اختر الدرجة العادية أو الرسمية. من الأسهل أن تصبح أكثر ودّاً في الرسالة التالية.

جدول القرار: البداية والجملة الختامية والتوقيع

الأسماء والألقاب بعد Dear

بعد Dear نضع اللقب واسم العائلة: Dear Mr Brown, وDear Ms Green,. كلمة Ms تصلح للمرأة دون ذكر حالتها الاجتماعية، وهي خيار آمن في العمل. في البريطانية نكتب غالباً Mr بلا نقطة، وفي الأمريكية غالباً Mr. بنقطة.

لا نضع كلمة Sir قبل الاسم الأول. الخطأ الشائع عند العرب هو نقل «سيد أحمد» حرفياً:

• Dear Sir Ahmed, ← Dear Mr Hassan,
• Dear Mr Sara, ← Dear Ms Ali,

إذا كتب لك الشخص باسمه الأول، أو وقّع باسمه الأول فقط، يمكنك غالباً أن ترد بالاسم الأول: Hi Anna,. لاحظ أن التحية تنتهي بفاصلة في الغالب، وهذا طبيعي في الإنجليزية.

الجملة الأولى بعد التحية

بعد التحية اكتب سبب الرسالة بسرعة. الإنجليزية في العمل تفضّل الوضوح. هذه جمل مفيدة:

1. I am writing to ask about my order. (أكتب لأسأل عن طلبي)
2. Thank you for your email. (شكراً على رسالتك)
3. I hope you are well. (أتمنى أنك بخير)
4. I am writing to confirm our meeting on Monday. (أكتب لأؤكد اجتماعنا يوم الاثنين)
5. Thanks for getting back to me. (شكراً على ردك، عادية)

لاحظ أن بعد I am writing نستخدم to مع الفعل: to ask, to confirm. الخطأ الشائع: I am writing for ask about the price. والصحيح: I am writing to ask about the price.

الخاتمة: جملة قصيرة ثم توقيع

قبل التوقيع اكتب جملة تدل على الخطوة التالية. هذه أمثلة صحيحة:

• I look forward to hearing from you.
• Please let me know if you need anything else.
• Thank you for your help.
• Have a good week.

بعد look forward to نستخدم الفعل مع ing، لأن to هنا حرف جر. لذلك لا نقول I look forward to hear from you. ولا I am waiting your reply. بل نقول: I look forward to hearing from you. أو I am waiting for your reply.

عبارات التوقيع المناسبة

أكثر توقيعات العمل أماناً: Kind regards, وBest regards,. وهي تصلح لمعظم الرسائل. للرسائل الودّية يكفي Best, أو Thanks,. وبعد التوقيع تكتب اسمك في سطر جديد.

في البريطانية الرسمية: Dear Mr Brown تنتهي غالباً بـ Yours sincerely, وDear Sir or Madam تنتهي بـ Yours faithfully,. في الأمريكية يكثر Sincerely,. تبقى Kind regards مقبولة في الاثنتين.

أخطاء التوقيع الشائعة:

• Best regard, ← Best regards,
• Kind regard, ← Kind regards,
• Hello dear Anna, ← Dear Anna, أو Hello Anna,

لا تجمع تحيتين معاً. اختر Dear أو Hello وليس الاثنين.

رسالتان كاملتان للتقليد

رسالة رسمية قصيرة:

Dear Ms Clark,
I am writing to ask about my order. I ordered a printer last week, but it has not arrived yet. Could you tell me when it will come?
I look forward to hearing from you.
Kind regards,
Omar Nasser

رسالة لزميلة:

Hi Sara,
Thanks for your email. I can meet on Tuesday at ten. Let me know if that works for you.
Best,
Omar

الفرق واضح: الأولى تستخدم Dear وجملة ختام كاملة، والثانية أقصر وأخف. كلتاهما صحيحة في موقفها.

قبل أن تضغط إرسال

1. اسأل نفسك: هل أعرف هذا الشخص جيداً؟
2. اختر تحية تناسب الدرجة، واكتب الاسم بشكل صحيح.
3. اكتب سبب الرسالة في أول جملة.
4. أنهِ بجملة عن الخطوة التالية.
5. اختر توقيعاً مثل Kind regards, واكتب اسمك.

كرّر هذه الخطوات مع كل رسالة، وستصبح البدايات والنهايات عادة سريعة لا تحتاج إلى تفكير طويل.