10 عبارات إنجليزية تجعل رسائل عملك أوضح وأكثر احترافية

لماذا تهم عبارات البريد الإلكتروني في العمل؟

رسالة البريد في العمل تُقرأ بسرعة. لذلك يحتاج القارئ إلى أن يفهم من أول سطر لماذا كتبتَ له وماذا تريد منه. العبارات الثابتة تساعدك على ذلك، لأنها مألوفة لكل من يعمل بالإنجليزية، فتبدو رسالتك مهذبة وواضحة حتى لو كانت جملك بسيطة. هذا المقال لمستوى B1، ويقدم عشر عبارات مفيدة، لكل واحدة منها معنى ومثالان وملاحظة عن الاستعمال أو عن خطأ شائع.

قاعدة عامة: الإنجليزية في البريد المهني تفضّل الجمل القصيرة والمباشرة مع كلمات مهذبة مثل please وcould وthank you. لا تحاول ترجمة التعابير العربية الطويلة حرفيًا، بل اختر عبارة إنجليزية جاهزة.

العبارات الافتتاحية

1. I hope you are well.

المعنى: أتمنى أن تكون بخير. نستعملها في بداية الرسالة كتحية لطيفة قبل الدخول في الموضوع.

• Hello Sara, I hope you are well.
• Dear Mr Khan, I hope you are well.

ملاحظة: لا نكتبها عادةً مرتين، ولا نطيل بعدها. بعدها ننتقل مباشرة إلى سبب الرسالة. ويمكن استعمال I hope you are doing well بالمعنى نفسه.

2. I am writing to ask about…

المعنى: أكتب لأسأل عن… وهي طريقة رسمية لذكر سبب الرسالة من أول سطر.

• I am writing to ask about the delivery date.
• I am writing to ask about the job opening in your team.

الخطأ الشائع: كثيرون يكتبون I am writing for ask، وهذا خطأ. الصحيح هو to + الفعل، أو about + الاسم: I am writing to ask about the price. ولا نقول I am writing to ask about to the price.

3. Thank you for getting back to me.

المعنى: شكرًا لأنك ردّيت عليّ. نستعملها في بداية الرد على رسالة وصلتك.

• Thank you for getting back to me so quickly.
• Thank you for getting back to me about the meeting.

ملاحظة: get back to someone تعني رد على شخص بعد أن سألك. وهناك صيغة أبسط هي Thank you for your reply. كلتاهما صحيحة، والأولى أكثر ودًا.

عبارات الطلب والمتابعة

4. Could you please send me…?

المعنى: هل يمكنك أن ترسل لي…؟ وهي صيغة مهذبة للطلب، وأفضل من الأمر المباشر.

• Could you please send me the report by Friday?
• Could you please send me the address of the office?

الخطأ الشائع: Could you to send me أو Could you sends me. بعد could نستعمل الفعل بصيغته الأولى دون to: Could you send me. ولا تكتب Send me the file فقط، لأنها تبدو أمرًا فظًا في العمل.

5. I have attached…

المعنى: أرفقتُ… نستعملها حين تضيف ملفًا إلى الرسالة. وبالإنجليزية الرسمية نقول أيضًا Please find attached.

• I have attached the invoice to this email.
• I have attached two documents for your review.

الخطأ الشائع: I am attach the file. الصحيح: I have attached the file أو I am attaching the file. وانتبه: الفعل attach يأخذ مفعولًا به مباشرة، فنقول attached the file وليس attached with the file.

6. I wanted to follow up on…

المعنى: أردتُ أن أتابع بخصوص… نستعملها حين لم تصلك إجابة أو تريد أن تذكّر الشخص بموضوع سابق بلباقة.

• I wanted to follow up on my email from Monday.
• I wanted to follow up on the offer we discussed.

ملاحظة: الجملة هادئة وغير مزعجة. وبعد on نضع اسمًا أو عبارة اسمية، مثل my email أو the offer.

الاعتذار والرفض بلباقة

7. Sorry for the delay in replying.

المعنى: آسف على التأخر في الرد. نستعملها حين تتأخر في الجواب.

• Sorry for the delay in replying. I was away last week.
• Sorry for the delay in replying to your question.

الخطأ الشائع: Sorry for delay من دون the، أو Sorry for reply late. الصحيح: Sorry for the delay in replying. وبعد for نستعمل اسمًا أو صيغة ing. وفي البريد الرسمي قد تُفضَّل I apologise for the delay (بريطانيًا) وI apologize for the delay (أمريكيًا)، والفرق في الإملاء فقط.

8. Unfortunately, I can’t…

المعنى: للأسف، لا أستطيع… نستعملها لرفض طلب أو لإبلاغ خبر غير سار بصورة مهذبة.

• Unfortunately, I can’t join the meeting on Tuesday.
• Unfortunately, I can’t finish the report today.

ملاحظة: كلمة unfortunately تخفف قسوة الرفض. وبعد can’t نستعمل الفعل بصيغته الأولى. وفي رسالة رسمية جدًا يمكن كتابة cannot بدل can’t. ويُستحسن أن تقترح بديلًا بعد الرفض، مثل But I can join on Wednesday.

العبارات الختامية

9. Please let me know if you have any questions.

المعنى: أخبرني من فضلك إن كانت لديك أسئلة. وهي جملة ختامية تفتح باب الحوار.

• Please let me know if you have any questions.
• Let me know if you need more information.

الخطأ الشائع: let me to know. الصحيح: let me know، فبعد let + المفعول نستعمل الفعل بصيغته الأولى دون to. وبعد if نستعمل المضارع البسيط: if you have، وليس if you will have.

10. I look forward to hearing from you.

المعنى: أتطلع إلى سماع ردك. وهي من أشهر الجمل الختامية في الرسائل المهنية.

• I look forward to hearing from you soon.
• I look forward to meeting you next week.

الخطأ الشائع: I look forward to hear. السبب أن to هنا حرف جر وليست جزءًا من المصدر، لذلك يأتي بعدها الفعل مع ing: hearing، meeting، working.

أخطاء شائعة بجانب الصحيح

كيف تبني رسالة كاملة بخطوات بسيطة

1. ابدأ بتحية واسم الشخص: Hello Sara,
2. أضف جملة لطيفة: I hope you are well.
3. اذكر سبب الرسالة: I am writing to ask about the delivery date.
4. اطلب ما تريده بأدب: Could you please send me the new schedule?
5. اذكر المرفقات إن وُجدت: I have attached my notes.
6. اختم بجملة مفتوحة: Please let me know if you have any questions.
7. أنهِ بتحية ختامية واسمك: Kind regards, Omar.

الفرق بين الإنجليزية البريطانية والأمريكية في الختام بسيط: Kind regards شائعة في بريطانيا، وBest regards وBest شائعتان في الاستعمالين. كلها مقبولة في العمل.

مثال رسالة قصيرة

إليك رسالة تجمع عدة عبارات مما سبق:

Hello Mr Ahmed,

I hope you are well. I am writing to ask about the training dates. Could you please send me the schedule? I have attached my work calendar. Please let me know if you have any questions. I look forward to hearing from you.

Kind regards,
Layla

لاحظ أن الرسالة قصيرة، وكل جملة فيها تؤدي وظيفة واحدة. هذا أسلوب مناسب لمستوى B1.

نصائح أخيرة للتدرب

• احفظ العبارات كاملة وليس كلمات متفرقة، فالعبارة الجاهزة تحميك من الأخطاء النحوية.
• غيّر الجزء الأخير فقط: I am writing to ask about… يمكن أن تكمل بأي موضوع.
• اقرأ رسالتك مرة قبل الإرسال وتأكد من الأفعال بعد could وlet وto + ing.
• استعمل please وthank you بسخاء، فهما لا تضران أبدًا.
• اجعل الرسالة قصيرة. فقرة واحدة لكل فكرة تكفي.

ابدأ بثلاث عبارات فقط هذا الأسبوع، واستعملها في رسائلك الحقيقية، ثم أضف البقية تدريجيًا.